Frequently Asked Question

TUTORIAL DE USO DE MAIL MERGE

Paso previo: Usando la cuenta desde la que desea mandar el mail, armar el correo que se desee enviar y guardarlo como borrador, teniendo en cuenta formatearlo para que la personalización funcione. Ver paso 9 para tener un ejemplo.

1. Entrar en Google Docs, y abrir una nueva Hoja de cálculo
   
2. Hacer clic en Complementos, luego en Mail merge with attachments y finalmente en Create Merge Template
   
3. Esto creará las etiquetas básicas para enviar mails, las que no deben ser cambiadas.
   
4. Pararse arriba de la etiqueta First Name (Columna A), hacer clic derecho y elegir Insertar una a la izquierda.
   
5. La nueva columna tendrá una etiqueta azul sin nombre. Poner el nombre Letra, quedando las columnas como la siguiente imagen:
   
   
   
6. Pegar el listado de mails, revisando que cada celda contenga el dato de las columnas, es decir en Letra el sufijo de género (a / o / as / os) First Name el nombre, Email address el email, etc. En la celda de Email es importante revisar que la dirección de mail esté bien (que no falten letras o puntos), que solo haya un email por celda y que la celda no se encuentre vacía. Las celdas Scheduled Date y Mail Merge Status deben estar vacias para que los mails se manden.
   
7. Una vez pegada la lista, ir a Complementos, luego a Mail merge with attachments y finalmente hacer clic en Configure Mail Merge
   
8. Ahi en Sender's Full Name debemos poner el nombre de quien envía (Ej: Dr. Juan Perez) y en Campaign Name el nombre de la campaña que luego nos servirá para tener estadísticas de la misma. Marcar con una tilde Track Email Opens y hacer clic en Continue
9. Es importante en este paso revisar el borrador del correo creado previamente y verificar que esté formateado para que la personalización funcione, abajo un ejemplo de como formatearlo
   
   Ejemplo:
   

   Si deseamos que el mail diga “Querido Jorge” debemos formatearlo para que tome los datos del listado. Para tomar estos datos, debemos poner la etiqueta de la columna entre dos llaves Ej: {{Letra}} es decir, que en el caso de “Querido Jorge”, donde debemos tomar la letra de género y el nombre de la persona, datos que se encuentran en la columna Letra y en la columna First Name debemos escribir Querid{{Letra}} {{First Name}} El resto del texto, si no tiene datos variables, debe ser escrito normalmente.

10. Hacer clic en el menú desplegable Select email template for Mail Merge, y elegir Use an existing Gmail draft message as template
    
11. Elegir el mail que creamos de la lista de borradores
12. Una vez seleccionado, hacer clic en Run Mail Merge
    
13. El sistema enviará todos los mails, no cerrar la ventana hasta que finalize el envío y muestre una ventana anunciando Mail Merge is complete.
    

NOTAS IMPORTANTES

• Adjuntar archivos o imágenes: Si no usamos un borrador para enviar correos personalizados, posiblemente querramos adjuntar algún archivo. Para adjuntar archivos, imágenes, etc. hacer clic en Complementos, luego en Mail merge with attachments , después en Add file attachments y finalmente en Insert files from Google Drive. Ahí elegiremos el archivo que deseamos adjuntar, o sino lo subiremos desde nuestra computadora. Al terminar este proceso, se agregará el link en la primer celda de File Attachments, deberemos copiarla en el resto de las celdas.
  
• Siempre probar antes: Antes de mandar a una lista grande, hacer siempre pruebas con mails propios para ver que todo se envíe como es deseado.